CAHPP en mode ” gestion de projet ” Réda Ben Kebil, Chargé de Missions Mobilier et Equipement CAHPP
La gestion en mode projet par Réda Ben Kebil, chargé de missions mobilier et équipement, commence toujours par un partage d’informations avec l’un des 8 responsables régionaux.
Au quotidien, les responsables régionaux visitent les établissements et rencontrent les responsables de tous les marchés couverts par CAHPP.
« Si le projet concerne mon secteur : le mobilier et les équipements, et s’avère d’envergure : au-delà de 50 000 euros, le responsable régional organise très vite sur site un rendez-vous avec l’adhérent pour évoquer le projet et en définir les grandes lignes », explique Réda Ben Kebil, qui veille à ce que la gestion de projet soit un travail d’équipe.
« Lors du premier rendez-vous, mes questions ouvertes sur les attentes de l’adhérent ont pour objectif de définir l’activité et le besoin de l’établissement. Progressivement, nous entrons dans le détail puis nous effectuons une visite de l’établissement et de l’espace concerné. »
À l’issue de cette rencontre, Réda Ben Kebil établit un cahier des charges payant pour définir précisément les contours et le type d’accompagnement du projet, qui sera communiqué à l’adhérent. Si ce cahier des charges est validé, CAHPP consulte ensuite les fournisseurs référencés correspondant au cahier des charges.
« Dans la rédaction du cahier des charges, il y a – grâce à l’Indice Vert – toujours un volet RSE : origine des produits, certification des processus de fabrication, recyclage du matériel usagé. Cette consultation des fournisseurs mène à la réception de devis que nous étudions et synthétisons dans un document objectif, adressé à l’adhérent. »
L’adhérent sélectionne alors 2 à 3 fournisseurs mentionnés dans le document de synthèse rédigé par CAHPP. À ce stade, CAHPP veille à toujours informer les fournisseurs évincés de la sélection. CAHPP organise alors avec l’établissement l’exposition si besoin du matériel et du mobilier. Durant cette période d’essai, les personnes concernées apprécieront, utiliseront et testeront le matériel. À la suite de cette période de test, CAHPP organise avec l’adhérent un débrief afin de lister les points positifs, négatifs ou d’amélioration pour chacune des offres.
Informés de ce retour d’expérience, les deux ou trois fabricants encore en compétition préparent une soutenance d’une heure pour présenter leur entreprise et argumenter leur offre. Les questions posées lors de l’exposé permettront aux fournisseurs d’actualiser leurs offres. Les nouvelles offres sont synthétisées par CAHPP et présentées à l’adhérent.
« Nous listons les avantages et inconvénients de chacune des offres et informons des tarifs obtenus. Nos tarifs sont négociés à l’année mais pour les projets importants, nous obtenons toujours de nouvelles ristournes. »
À l’issue de la présentation de cette seconde synthèse, l’adhérent sélectionne un fournisseur. À noter que nous restons toujours NEUTRES dans les décisions de nos adhérents. Argument confirmé par Julien Redaud, chargé d’affaires chez un fournisseur : « La coordination, la neutralité de CAHPP durant les différentes étapes du projet est une vraie valeur ajoutée. Elle nous permet de proposer une réponse et un accompagnement en parfaite adéquation avec les attentes du client. »
Parfois, CAHPP procède à un « apport d’affaires » lorsque l’adhérent demande de démarcher un fournisseur pas encore référencé. Cependant, cette démarche est généralement financièrement moins intéressante et la connaissance des données techniques des produits imparfaite.
Tout au long du processus, l’adhérent est encouragé à partager son avis. Cependant, « si le cahier des charges est précis, les retours sont toujours positifs », remarque Réda Ben Kebil. « L’accompagnement de CAHPP tout au long du projet a été un atout pour réaliser un comparatif intéressant », mentionne Nicolas Bailly-Salins, directeur d’un l’établissement. « Je renouvelle notre satisfaction sur l’accompagnement de CAHPP. »
Pour les projets d’envergure, les délais varient de 6 à 24 mois ; c’est pourquoi le travail des commerciaux visant à connaître en amont les projets des établissements est fondamental. Cette gestion en mode projet est réalisée par le département mobilier et équipements en parallèle de la mise en relation directe adhérents/fournisseurs quotidienne. En décembre 2022, ce département de CAHPP a généré pour seulement 2 dossiers, plus de 500 K euros de commandes de lits médicalisés. Le temps investi dépend à la fois de l’ampleur et de la complexité du projet.
Contact : contact-equipement@cahpp.fr